44 päivää odotusta, 50 euroa tunnilta
Tietopyyntö Vismasta
Lähetin Vantaan kaupungille ystäväni ehdotuksesta tietopyynnön 22.7.2026 koulujen käyttämästä Visma InSchool-järjestelmästä. Osakokonaisuus tästä järjestelmästä tunnetaan myös nimellä Wilma. Ystäväni epäili, että järjestelmän hankinnan ja käyttöönoton aikaan ei olisi tehty asianmukaisia tietoturvaan ja tietosuojaan liittyviä, regulaationkin vaatimia toimia.
Regulaatio
Regulaation mukaisesti korkean riskin henkilötietojen käsittelyssä tulee tehdä tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi (DPIA). Tämä arviointi tulee tehdä ennen käsittelyn aloittamista. Opetuksessa edellytykset tämän tekemiseen täyttyvät herkästi, sillä esimerkiksi juurikin Wilma-järjestelmässä käsitellään paljon ja jatkuvasti alaikäisten henkilötietoja.
Tietopyynnön sisältö
Pyysin Vantaan kaupungilta mm. seuraavia tietoja:
- Wilma-Primus-järjestelmän hankinta- ja tietosuoja-asiakirjat
- Hankintapäätös
- Voimassa olevan sopimus
- Vaikutusarviointi
En tehnyt pyyntöön ajallista rajausta.
Nähdäkseni tietopyynnön sisältö on hyvin yksilöity, ja kaikki dokumentit ovat järjestelmän kannalta niin tärkeitä, että odottaisin niiden löytyvän suoraan kaupungin asianhallintajärjestelmästä. Varsinkin tietopyyntöni selkeä yksilöinti tulee olemaan tärkeä kaupungin vastauksen kannalta.
Kaupungin vastaus
Julkisuuslain mukaan tietopyyntö on ratkaistava viipymättä, viimeistään kahden viikon kuluessa. Erityisen laajoissa tai työtä vaativissa pyynnöissä laki antaa aikaa kuukauden.
Sain ensimmäisen vastauksen tietopyyntööni 44 päivää sen jälkeen kun sen tein, 4.9.2026.
Viestissä kaupungin ICT-hankinnan edustaja pahoittelee viivästystä. He toteavat arvioineensa pyyntöni laajuutta, ja kertovat minulle 1,5 kuukautta sen vastaanottamisen jälkeen, että sen ratkaiseminen vaatii odotettua enemmän aikaa.
Olemme arvioineet pyyntönne laajuutta ja todenneet, että sen kokoaminen vaatii odotettua enemmän aikaa. Pyyntö koskee pitkää ajanjaksoa ja sisältää salassa pidettäviä tietoja, minkä vuoksi aineisto on käytävä läpi manuaalisesti ennen tietojen luovuttamista. Erityisiä toimenpiteitä vaativista asiakirjapyynnöistä peritään 50 euroa kultakin alkavalta työtunnilta.
Kaupunki rajaa maksullisuuden hankinta-asiakirjoihin:
Haluaisitteko rajata tietopyyntönne osaa 1. Hankinta-asiakirjat? Mikäli pyyntöä rajataan, arvioimme mahdollisen maksun rajatun aineiston laajuuden perusteella. Muiden osioiden osalta tiedot ovat saatavissa.
Kaupunki ei toimittanut vieläkään yhtäkään asiakirjaa minulle. He eivät myöskään ilmoittaneet arviota työn laajuudesta, asiakirjamääristä, tai kokonaiskustannuksesta.
Miten voin arvioida rajauksen tarpeellisuutta tai päätöstäni ilman edellä mainittuja ennakkotietoja? Pyysin ennakkoon alkuperäisessä tietopyynnössä tietoa mahdollisista maksuista ennen asiakirjojen toimitusta.
Saatavilla olevien asiakirjojen toimittamatta jättäminen yhdistettynä ylittyneisiin määräaikoihin on vähintäänkin menettelyvirhe.
Vastine kaupungille
Lähetin 7.9.2026 kaupungille vastineen.
Kehotin kaupunkia toimittamaan välittömästi kaikki asiakirjat, jotka he jo totesivat olevan saatavilla. Julkisuuslaki määrää ratkaisemaan tietopyynnön viipymättä. Nähdäkseni siis yksittäinen työläämpi kohta ei voi viivästyttää suoraviivaisempia kohtia tietopyynnössä.
Ilmoitin myös yksiselitteisesti kaupungille, että pyynnössä on yksilöity jo järjestelmä, sen toimittaja ja asiakirjalajit. Pyysin erityistä selvitystä siitä miltä osin hankintapäätökset tai voimassa oleva sopimus liitteineen ei ole löydettävissä kaupungin asiakirja- ja sopimusrekisterien hakutoiminnoilla. Muistutin myös määräajoista.
Tahallista epäpätevyyttä?
Olen jo aiemmin kirjoittanut Vantaan kaupungin huolimattomuudesta asiakirjojen hallintaan liittyen. Alan epäilemään, eivätkö julkiset toimijat halua palvella kansalaisia näiden tarpeissa.
Onko tällaisessa kyvyttömyydessä kyse pahantahtoisuudesta ja institutionaalisesta politiikasta, vai resurssipulasta, vastuunjaon vaikeuksista tai huonoista käytännöistä?
Oli mitä oli, julkisen vallan käytön laadunvalvonta vaatii tällä hetkellä kansalaiselta paljon perehtyneisyyttä, vaivaa ja energiaa.
Sain seuraavana päivänä vastauksen kaupungilta. Kaupunki luopui lopulta maksullisuudesta ja toimitti materiaalia. Lue myös yhteenveto materiaalista, jota sain Diaarin puolelta: Vantaan kaupunki, Wilma ja tietosuoja.